L’intelligenza artificiale può rendere più efficiente lo studio dell’amministratore di condominio, ma non deve sostituire il pensiero, la responsabilità professionale e il rapporto con le persone
di Francesco Burrelli, presidente nazionale ANACI
L’intelligenza artificiale sta entrando rapidamente negli studi di amministrazione condominiale. Riordina documenti, sintetizza norme e sentenze, prepara bozze di comunicazioni, confronta preventivi e segnala scadenze. Può rendere il lavoro più veloce e aiutare l’amministratore a governare una quantità di informazioni che cresce ogni giorno.
Non dobbiamo avere paura di questa trasformazione. Dobbiamo però imparare a controllarla.
Il punto non è scegliere tra l’intelligenza umana e quella artificiale. Il punto è stabilire quale ruolo attribuire alla tecnologia. L’algoritmo deve assistere l’amministratore, non sostituirlo. Può elaborare dati e formulare proposte, ma la decisione finale deve restare nelle mani di chi conosce il condominio, incontra le persone e risponde professionalmente delle scelte compiute.
Un algoritmo conosce i dati, non la vita del condominio
Un sistema di intelligenza artificiale può leggere in pochi secondi centinaia di documenti. Può individuare una scadenza contrattuale, confrontare alcune offerte economiche o riassumere il contenuto di un verbale. Non conosce però la storia dell’edificio e i rapporti che esistono tra le persone che vi abitano.
Può segnalare che un condòmino è moroso, ma non comprende necessariamente le circostanze che hanno determinato quella situazione. Può indicare il preventivo più basso, ma non sa se l’impresa sia realmente affidabile, se conosca già l’edificio o se abbia dimostrato negli anni puntualità e capacità di intervenire nelle emergenze.
Può proporre una risposta formalmente corretta, senza rendersi conto che il tono utilizzato rischia di aggravare un conflitto. Può ricostruire quanto è stato scritto durante un’assemblea, ma non percepisce il clima nel quale la discussione si è svolta.
Amministrare un condominio significa applicare regole, controllare conti e programmare interventi. Significa anche ascoltare, mediare, spiegare e trovare un equilibrio tra interessi diversi. Queste responsabilità richiedono esperienza, sensibilità e conoscenza del contesto. Nessun automatismo può sostituirle.
Come può aiutare concretamente uno studio
L’intelligenza artificiale può essere molto utile quando viene applicata alle attività ripetitive e all’organizzazione delle informazioni.
Può classificare la posta elettronica, separando le emergenze dalle richieste ordinarie. Può associare i documenti al condominio corretto, individuare date e scadenze presenti nei contratti e preparare una sintesi delle questioni ancora aperte.
Nella preparazione delle assemblee può raccogliere i materiali relativi ai singoli punti dell’ordine del giorno, recuperare deliberazioni precedenti e predisporre una prima bozza delle comunicazioni. Può aiutare a rendere più comprensibile un testo tecnico, affinché i condòmini siano messi nelle condizioni di conoscere il problema sul quale dovranno esprimersi.
L’intelligenza artificiale può inoltre confrontare preventivi presentati in forme differenti, mettendo in evidenza prezzi, prestazioni incluse, esclusioni, garanzie e condizioni di pagamento. Il confronto automatico non determina quale impresa debba essere scelta, ma offre all’amministratore e all’assemblea una base informativa più ordinata.
Nella gestione degli edifici può contribuire alla programmazione delle manutenzioni, alla ricerca dei documenti tecnici e all’individuazione di segnalazioni ricorrenti. Se, per esempio, nello stesso stabile vengono registrati più interventi per infiltrazioni o guasti a un impianto, il sistema può evidenziare la frequenza del problema. Spetterà poi ai tecnici e all’amministratore valutarne le cause e decidere come intervenire.
La tecnologia può aiutare anche nella comunicazione. Può predisporre una prima bozza di circolare, trasformare un documento complesso in una spiegazione più semplice o raccogliere le domande ricorrenti dei condòmini. Ogni testo, però, deve essere verificato prima dell’invio.
L’obiettivo non deve essere eliminare il lavoro umano, ma liberare tempo. Meno ore dedicate alla ricerca manuale dei documenti possono significare più attenzione alla sicurezza, alla manutenzione e ai rapporti con i condòmini.
Una risposta convincente può essere sbagliata
Il principale rischio dell’intelligenza artificiale è la sua capacità di presentare un errore in maniera plausibile.
Un sistema può utilizzare una norma superata, attribuire a una sentenza un principio che non contiene o inventare un riferimento giuridico. Può sbagliare un calcolo perché ha interpretato male i dati disponibili. Può confrontare due preventivi senza accorgersi che riguardano lavorazioni differenti.
Per questo non bisogna mai confondere la qualità della scrittura con l’attendibilità del contenuto.
Se il sistema riassume una sentenza, occorre consultare il provvedimento originale. Se propone una ripartizione delle spese, bisogna verificare la legge, il regolamento condominiale, le tabelle millesimali e la natura dell’intervento. Se prepara un verbale, il testo deve essere confrontato con quanto realmente accaduto in assemblea.
L’intelligenza artificiale non riduce la necessità della formazione professionale. La aumenta. Soltanto un amministratore preparato può riconoscere un risultato inesatto, incompleto o non applicabile al caso concreto.
Anche il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale richiama il valore della supervisione umana e dell’alfabetizzazione in materia di IA. Chi utilizza questi strumenti deve comprenderne le possibilità, ma anche i limiti e i rischi.
Le decisioni devono restare nelle mani dell’amministratore
Esistono ambiti nei quali l’intelligenza artificiale può fornire informazioni, ma non deve assumere la decisione finale.
Non può decidere autonomamente quale azione intraprendere nei confronti di un condòmino moroso. Non può affidare un lavoro a un’impresa, stabilire se una spesa sia urgente o valutare le condizioni di sicurezza di un edificio.
Non può sostituire il tecnico, l’avvocato, il commercialista o un altro professionista abilitato. Può aiutare a organizzare i documenti da sottoporre al consulente, ma non deve creare l’illusione che una risposta automatica equivalga a un parere professionale.
Ogni decisione che incide sui diritti, sulla sicurezza o sulla situazione economica delle persone deve essere controllata, motivata e assunta da una persona identificabile. L’amministratore deve poter spiegare ai condòmini perché ha compiuto una determinata scelta e quali elementi ha preso in considerazione.
Affermare che “lo ha deciso il sistema” non può diventare una giustificazione.
Attenzione ai dati dei condòmini
Gli studi di amministrazione condominiale trattano informazioni riservate: recapiti, coordinate bancarie, situazioni debitorie, contratti, deleghe, contenziosi e documenti relativi ai dipendenti e ai fornitori.
In alcuni casi vengono trattati anche dati particolarmente delicati, come quelli collegati alla disabilità, alle necessità assistenziali o alle richieste di eliminazione delle barriere architettoniche.
Non possiamo inserire queste informazioni in qualsiasi piattaforma senza sapere dove vengano conservate, chi possa accedervi e se siano utilizzate per addestrare il sistema.
Quando l’identità delle persone non è necessaria, i documenti devono essere anonimizzati. Per migliorare la forma di una comunicazione non occorre indicare il nome del condòmino, il suo indirizzo e l’importo esatto della morosità.
Ogni studio dovrebbe adottare regole interne sull’uso dell’intelligenza artificiale: strumenti autorizzati, documenti utilizzabili, dati che non devono essere caricati, collaboratori abilitati e procedure di controllo.
Tre livelli di utilizzo nello studio
È utile distinguere le applicazioni in base alle conseguenze che possono produrre.
Il primo livello comprende attività organizzative, come classificare documenti, predisporre un indice o cercare informazioni all’interno di un archivio. In questi casi il rischio è generalmente contenuto, purché siano rispettate le regole sulla protezione dei dati.
Il secondo livello riguarda la preparazione di comunicazioni, la sintesi delle norme, il confronto dei preventivi e la predisposizione dei verbali. Sono attività nelle quali l’intelligenza artificiale può offrire un valido supporto, ma il risultato deve sempre essere controllato da una persona competente.
Il terzo livello comprende le decisioni che incidono sulla sicurezza, sui diritti e sulla posizione economica delle persone. Qui la tecnologia può soltanto fornire elementi informativi. La scelta non deve essere automatizzata.
Questa distinzione aiuta lo studio a utilizzare l’innovazione senza perdere il controllo del processo.
Il rapporto con le persone resta centrale
Un condominio non è una semplice somma di appartamenti, impianti e millesimi. È una comunità nella quale convivono persone con esigenze, possibilità economiche e sensibilità differenti.
Molti problemi non possono essere risolti attraverso una risposta standard. In alcuni casi è necessaria una telefonata. In altri bisogna incontrare le persone, comprendere il problema e spiegare con chiarezza quali soluzioni siano consentite.
L’intelligenza artificiale può rendere più rapida la comunicazione, ma non deve renderla impersonale. Uno studio che risponde velocemente senza comprendere la richiesta non offre necessariamente un servizio migliore.
La tecnologia deve rafforzare il rapporto tra l’amministratore e i condòmini, non creare una distanza maggiore.
Utilizzare gli algoritmi senza rinunciare a pensare
Il futuro dell’amministrazione condominiale passerà anche attraverso l’intelligenza artificiale. Ignorarlo significherebbe perdere una possibilità concreta di innovazione.
Ma innovare non vuol dire affidare ogni attività a un automatismo. Significa scegliere gli strumenti adatti, conoscere il modo in cui funzionano e stabilire chiaramente fino a dove possano arrivare.
L’algoritmo potrà preparare, ordinare, confrontare e suggerire. L’amministratore dovrà controllare, interpretare e decidere.
Non dobbiamo competere con una macchina sulla velocità. Dobbiamo valorizzare ciò che la tecnologia non può garantire da sola: responsabilità, esperienza, buon senso, conoscenza del contesto e capacità di comprendere le persone.
Dobbiamo imparare a dialogare con gli algoritmi senza farci governare da essi. Perché uno studio moderno ha certamente bisogno di strumenti intelligenti, ma soprattutto di amministratori capaci di pensare con la propria testa.
Fonti ufficiali
- Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale, AI Act.
- Commissione europea, indicazioni sull’alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale.
- Garante per la protezione dei dati personali, area tematica “Intelligenza artificiale”.
- Garante per la protezione dei dati personali, documentazione sui processi decisionali automatizzati e sulla profilazione.
